保険代理店の事務所
保険代理店開業時は、副業で初めてと考えている人にとって、この事務所が結構大きい問題になります。
・保険会社は設置時に事務所を審査に来ます。
・開業後は月に1回程度は事務所に訪問します。
・検査や監査時に財務局や保険会社が出入りします。
事務所設置の審査というと結構びっくりするかと思うのですが、保険代理店は個人情報の塊です。
氏名、生年月日、住所、電話番号はもちろんですが、職場、家族構成、年収、銀行やクレカの番号、身長、体重、健康状態、病歴さらにマイナンバーまで、個人の情報を全部教えるような感じですよね。
これがきちんと管理できる体制化か見に来るのです。これから準備するというのはNGです。
事務所＝自宅はNGか？
相当厳しい（正確にはNG)と考えたほうがいいですね。家族全員が保険募集人資格を所持し他人がいないというファミリー店であれば可能である場合もあります。
例えば、リビングで仕事をしていて、家族が勝手にお客様の健康診断書や告知書など、顧客情報を見れたりできるような状況では当たり前ですが、NGなんですね。
「完全に仕事用の部屋として、常時施錠ができ、保険会社が監査などで中に入れる」という部屋を用意しなければなりません。
たまに自宅のガレージにプレハブを置いて事務所にしているご自宅ありますよね。
まさにあんな感じなら許可が出ます。
兼業の事務所と一緒の事務所で開業できるか？
個人情報に関して対策がとれているかになります。
応接や会議室を共用するは可能なのですが、別の事業をされている場合は、個人情報を完全に別に扱える体制でなければなりません。
別事業の従業員が全員保険事業も兼ねていて、募集人資格を所持していれば大丈夫ですが、保険業と別事業の社員さんが違う場合、特に物理的にわかる必要があります。
例 ポストを保険代理店と別事業で分ける
保険代理店には、お客様の個人情報の郵便物が届きますので保険募集人の資格のない人間が開封したり、届いた郵便物の管理など個人情報漏洩を避けるため
例２ 代理店事務所は別の部屋にして施錠管理
保険会社や監督官庁が立ち入り検査にきたとき、ほかの事業だからといって立ち入りを拒むことはできません。代理店監査忌避は委託契約解除になりますので注意です。
できれば、別のスペースを用意したほうがいいでしょう。
最低、どんなものを用意したらいいの？
代理店事務所というと店舗をイメージされる方が多いとおもいますが、次の条件を満たしてれば、アパートの一室で十分です。
ただし、ワンルームは無理です。
事務所には、応接など 顧客対応スペースや、店舗のようにパンフレットなどのイメージ強いとおもいますが、実は 顧客スペース側に置く荷物よりもバックヤードに置くものの方が多いからです。
また、応接スペースと事務執務のバックヤードは分ける必要があります。
【最低用紙すべきもの】
| 代理店の表示 （専用ポスト） | 外部から見て次に事項がわかる必要があります。 １．保険代店の事務所であること ２．代理店名もしくは法人名 |
| 専用電話・FAX | 代理店専用の回線（電話番号）が必要。FAXはいまだに健在です。 代表番号＝FAXでも可能ですが、携帯電話の電話番号ではだめです。 |
| 書類保管スペース （バックヤード） | 代理店業務に必要な各種書類を補完するするスペースが必要です。 特に、重要帳票や申込書控え、個人情報が規制された書類、データなどは室内で施錠する必要があります。 ※ノートパソコンなども業務外は施錠できるロッカーに入れて保管します。 |
| 勧誘方針 | 金融商品販売法の規定により、事務所内に代理店勧誘方針を掲示必須です。 サンプルはこちら（後日掲載） |
| 個人情報保護宣言（プライバシー・ポリシー）の公表 | 代理店のホームページへの掲載や事務所への掲示・備え付け必須です。 サンプルはこちら（後日掲載） |
| 営業パソコン・タブレット | 代理店営業用のパソコンと個人パソコンの共用できません。 ※検査、監査の対象になります。 |
| セキュリティーソフト | 保険会社が指定したセキュリティーソフトいれなくてはなりません。 ※最近OSは無料のもので十分と抗議してもダメです（笑）。 ※ウィルス対策の他、個人情報漏洩対策（情報が勝手に抜き出せないように）のためUSBディスクを認識しないなど（無効）にしたりします。 |
| 専用スマホ | 保険契約でSNSを使うのはNGです。 保険会社によって、専用のスマホを準備するように言われるケースもあります。 |
| 保険代理店用名刺 | ○○保険会社の代理店であること、代理店であることがわかることが必要です。 ただし、保険会社のロゴやキャラクターを勝手に使用してはできません。 別途「保険代理店の名刺（近日予定）」をご覧ください。 |
| パンフレット、約款、申込書などの帳票書棚 | 書棚など特に指定はありません。 |
| パンフレット押印用のゴム印 | パンフレットの代理店欄に押印してからパンフレット、約款など配布しなければなりません。 |
| 応接スペース | 個人情報保護のため、事務執務スペースとは切り離された、お客さま対応用の応接スペースを確保する。共同で応接会議室でも可能です。 |
| 共同事務所の場合 | 他社・他部署との共同事務所の場合、明確に区切りが必要です。相互の情報が遮断できる必要があります。 |
＜パンフレット管理の例＞
パンフレットを管理するスペースは、膨大場所が必要になります。
例えば、保険会社1社の販売保険商品が20種類あったとしますね。
保険会社を5社取り扱えば、最低100商品になりますので、100種類のパンフレットが必要になります。
さらにパンフレットの他、100商品分の約款、申込書、告知書、口座振替用紙、意向確認書など、膨大な量になります。
代理店の事務所におすすめ！
最近は、コワーキングスペースという、共同のワークスペースを提供するサービスが大きな駅のまわりにできてきました。
このコワーキングスペースには、レンタルオフィスが併設された施設があります。
このような施設ですと、上記代理店の要件を満たす場合があります。
月のコストですが提携する会社や施設にもよりますが、月2万,3万～という施設がが多いようです。
大変人気が高いので、すぐに満員になってしまいます。
独立される方は一度検討されるといいと思います。
・バーチャルオフィス（貸し住所）はダメです。
・コワーキングスペース（共同貸しスペース）だけではダメです。
・レンタルオフィスで事務所を設置し会議室や応接のみ共用なら可能。
下記のようなイメージの施設は要件を満たします。
＜接客スペース＞
コワーキングスペースとレンタルオフィスの一体になった施設では、急な来客に対応できるように無料で使える。このようスペースなども用意されています。
＜会議室＞
保険会社担当や担当支社長と打ち合わせや、保険会社担当の商品研修などに使える会議室スペースもあります。
通常時間単位で有料のケースが多いですが、レンタルオフィス利用者は、数時間無料や割引などあるケースもあります。
＜レンタルオフィススペース＞
写真のようにドアが並んでいますが、各部屋ごとに完全に隔離されていますので、代理店の事務スペース（バックヤード）として利用することができます。
部屋の大きさは 1人～数人などいろいろな部屋があり、施設によって違いがありますのでご自身の起業したいエリアで探されることをお勧めします。
＜レンタルスペース室内（例）＞
常時2～3名が勤務する保険代理店の事務所内の例です。
パンフレットなどの他、個人情報の関連の書類を保管できるように施錠できるロッカーや保険会社からのFAXなどが置いてあるのがわかります。
レンタルオフィスはいいことがたくさん
このようなオフィスは、駅から近く、常に清潔感があり、いろいろな備品を用意してあるので、アパートなどを1室を賃貸するなら、このような施設の方がお得がいっぱいです。
＜お得な備品＞
1．コピー機やシュレッターが設置してあったり ※プリンターは自分で用意（コンプラ上必要）
2．電気代が賃料に込み。
3．共用部の掃除をしなくてもいい。
4．顧客に出す飲みなど常に準備されている。
さらに、代理店が大きくなり募集人の人数が増えれば、2室、3室と追加でスペースを増やせばいいですし、今回のコロナのようなときは、1室残して縮小するなど、フレキシブルに運用できます。
たくさんの施設があり探すの大変という方向けに、みらい（私）がおすすすめの運営会社を下記に紹介します。
この会社のすべての施設が代理店の開業に該当するかは現地を見に行かなければならないですが、みらい（私）が見学に行った施設はとてもよかったです。
↓こちら複数利用しましたが ”イチ推し” 施設です。
↓こちらの東京駅に見学にいきました。よかったですが、業種を選ぶかもですね。
まとめ
今回は「開業前必須知識ー保険代理店の事務所の準備」について解説しました。
このブログでは「代理店開業準備～設置、設置後必要なアイテムなど」も解説しているので、他の記事もぜひ併せ て読んでみてください。
個別の事情のある方には”電話で相談”や”LINE”もオススメ です。
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